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档案室装修标准规定

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档案室装修标准规定

法律分析:1.档案用房建筑设计要遵循安全保密、布局合理、科学适用的原则,新建办公楼时,档案用房要纳入计划,提出档案用房的建筑要求。

2.档案用房要按照功能区分原则,力求达到功能合理,流程便捷。档案用房要实行“三分开”( 档案业务工作室、档案库房和阅档室分开)。为了便于安全管理,档案业务工作室、档案库房和阅档室应设在同一楼层。在档案库房面积应能容纳本机关形成的全部档案,并能容纳由本机关自行保管(不向档案馆移交)的全部档案。

3.档案库房以东或南朝向为宜,墙壁要具有隔热、防潮性能。在楼层安排上不用一楼、地下室和最高层。档案库房应集中布置,远离易燃、易爆场所,不能紧邻卫生间等潮湿、有污染源的部位。

4.档案库房要符合档案防护的基本要求,即防潮、防水、防火、防盗、防阳光照射、防紫外线照射、防高温、防尘、防污染和防有害生物(霉、虫、鼠)。

5.档案库房净高不应低于2.40m。当有梁和通风管道时,其局部净高不应低于2.20m。为防止溢水流入库房,室内比室外楼地面应高出20mm。当档案库房与其他用房同层布置且楼地面有高差时,应采用坡道连通。

6.档案库房门窗既要便于通风,又要便于密闭,门应具备防火防盗功能,密封性能好,且宜采用金属防盗门,库房门与地面的缝隙不应大于5mm应为双层窗,开启窗应有密闭措施,设纱窗采用高窗时,墙的下部应增设通风口,通风口设金属网。档案库房不得采用跨层或跨间的通长窗。档案库房外门、外窗均应安装防盗网等安全防护措施。

7.档案库房地面应光洁、平整、耐磨,不易生尘,应有防潮措施。档案库房地面平均承重应为200公斤/平方米以上,采用密集架时承重应不低于在500公斤/平方米为宜。

8.档案库房墙体要求光洁、平整、不易生尘、坚固耐久,具有隔热、防潮、防尘、防火功能。

9.档案库内严禁设置明火设施,库房的电源开关应设于库房外,并应设有防止漏电的安全保护设置,控制导线和供电导线应用铜芯导线。配电线路宜采用穿金属管暗敷方式。空调设施应单独设置配电线路,并采用穿金属管保护。库房内不应设置消防以外的给水点,给、排水管道不应穿越库区。上下水立管不应安装在与档案库相邻的内墙上。

法律依据:《中华人民共和国档案法》 第十九条 档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应当建立科学的管理制度,便于对档案的利用;按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备,确保档案的安全;采用先进技术,实现档案管理的现代化。档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当建立健全档案安全工作机制,加强档案安全风险管理,提高档案安全应急处置能力。

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其他可根据档案种类需要配置,如工作中需用的还有打孔机和切纸刀.必要的计算机设备和档案软件,打印机,扫描仪等,希望会帮到你

档案馆搬迁方案

   档案馆搬迁方案

  搬迁前规划准备

  一、规划新馆馆舍布局

  档案馆建设是档案事业持续稳定发展的基础和保证,努力把各级国家档案馆建设成为“五位一体”的公共档案馆,是实现档案事业跨越式发展的重点目标。

  所以,档案馆新馆建设对每个地方来说都是新的里程碑,是实现管理水平、服务水平跨越式发展的重要机遇。

  而新馆功能区域的划分、各种功能用房的分布、馆藏档案资源的布局、柜架桌椅等不同设备的需求数量及摆放位置等,是每个档案馆新馆规划设计时应考虑的基本要件,更是在建成使用前要面对的现实问题。

  1 根据功能要求合理规划档案馆新馆布局

  鉴于档案馆特殊性,按照其使用功能一般分为库区、对外服务区、业务技术区、办公区和附属用房区等。

  档案馆新馆布局应根据功能要求和工作流程进行合理规划,做到既能满足功能分区,又便于前后工作衔接,保障利用者得到灵活、迅速、周到的服务。

  各类用房要凸显实体保管、阅览接待、开放利用、展览教育、技术处理、办公会议、干部培训、学术交流、公众休闲、对外服务等功能,并在平面布局中做到功能分区明显。

  如库区要求相对独立,对外服务区应单独设置出入口,锅炉房、变配电室等可能危及档案安全的附属用房,在整个布局中应与库区保持一定安全距离;对外服务区、业务技术区、办公区应具有良好的自然采光和通风条件;馆内道路规划应与城市道路或公路连接,符合消防和疏散要求并便于档案运送、装卸;保证足够绿化用地、集散场地、道路、停车场等;使室外公共区域其既可在平时作为公众休闲的场所,又可在灾害发生时成为人员疏散和临时应急避难的场所使用。

  2 科学、合理划分、布局档案馆新馆馆藏

  要根据档案馆收藏档案资源的特点(如载体、内容、性质等不同),结合新馆建筑结构,科学、合理地划分馆藏存放区域。

  档案馆馆藏布局是档案馆百年大计,一旦确定一般不容易改变,需要有一定前瞻性。

  应根据新建档案馆的建筑结构、建筑空间分布及各空间档案资源的承载量、馆藏档案特点和各类档案馆藏量、拟藏量、各类档案资源的阅流量及利用者流量来科学规划,对馆藏区域进行合理布局(如设置纸质档案库、特殊载体档案库、实物档案库、资料库;珍贵档案实体,还要安排特殊库房作为特藏库),将新馆馆藏组成一个高效、有序的有机整体,并科学安排馆藏出入库和提供利用的流动路线。

  既保障馆藏档案安全,又方便利用者,同时维护档案馆工作人员正常工作环境。

  3 通过室内环境布局体现现代档案馆管理与服务理念

  确定馆藏档案布局之后,接下来是设计各功能区域的室内布局。

  要考虑柜架位、柜架距、阅览桌桌距、工作台摆放等。

  要合理利用档案馆有效面积,避免空间浪费。

  作为全新档案馆,要从利用者视角出发,综合考虑阅览室内及其他服务区域的空间感、视觉感、行为感,通过有效家具设计与摆放,最大限度为利用者提供舒适、平和、亲切的阅览环境。

  同时,还应充分考虑工作人员办公区域和其他功能区域的室内布局,使其具有可塑性,能根据形势需要,较容易做出局部调整。

  在此基础上,运用Auto CAD软件,先绘制出每个楼层的布局平面图及每个房间的平面效果图,在现场和图纸上标明旧址相关各区域、场所及档案柜架、阅览桌、工作台和其他设备的统一编号,以确保搬迁人员能够迅速准确地找到每一件物品的归宿,摆放一步到位,节约时间和人力。

  二、确认新馆各项建设指标

  新馆交付使用前,要按照《档案馆建筑设计规范》对新馆建设情况进行全面验收,重点验收安全、消防及恒温恒湿系统的设置及质量情况,新机房环境(包括室电系统环境、供电系统环境、供电系统线路情况的确认,各种电压测量,UPS供电系统检测量),确认每项验收内容都达到标准要求。

  三、成立搬迁工作领导小组

  档案馆搬迁工作必须遵循“统一领导、分工负责、协调配合”的原则,成立搬迁工作领导小组及各区域工作小组,明确职责。

  领导小组职责:负责组织、策划本次搬迁的全面工作;讨论制定搬迁工作方案并组织实施;协调搬迁工作中出现的矛盾和问题;及时调度搬迁的进程;协调好参与搬迁工作的部队或搬迁公司在搬运物品时做好物品的防护工作。

  各区域工作小组及负责人职责:负责区域搬迁活动的指导与组织;负责区域搬迁活动的监督;负责执行搬迁活动工作方案的实施;协助领导小组组长处理在搬迁过程中出现的问题;及时调度负责区域内的搬迁活动的进度;协调做好搬迁过程中物品的防护工作。

  四、查验清理馆藏与固定资产

  档案馆搬迁,正是对馆藏档案资源全面查验、对固定资产进行清理的大好时机。

  可对发现与确定的错库、错架、错类、错号案卷(或资料)进行校正;通过清理对馆藏水平做一次系统、阶段性的总结和优化,让新馆在较优基础上起步。

  1 清点馆藏

  对档案资源进行“核账”,可以利用案卷目录、分类目录等对档案资源逐卷逐册逐件核对。

  做到对馆藏心中有数,为新馆确定柜架份额准备好可靠数据。

  此项工作量较大,需提前进行。

  2 馆藏整序

  即档案资源的有序化,是对馆内各档案库、资料库所藏资源进行全面的整序、归类、排架、鉴定、剔旧、核销等工作。

  在搬迁前将所有未按系统排列的档案资源,例如柜架紧张时,下架的和“乱架”的档案、资料等,按档号(资料编号)统统归位;对现有档案资源进行全面检查、鉴定,剔除过期、到期、无保存价值的档案资源,卸下包袱,轻装搬迁。

  使档案资源个个“货真价实”,为那些重要的、利用率较高的档案资源腾出空间。

  3 确认家当

  即按部门清点现有档案柜架、阅览桌椅、仪器设备、办公家具等固定资产,清理库房内存放的物品,具体列出应搬迁的设备、物品和损坏、报废的设备、物品明细,汇总造册。

  掌握区域空间柜架特点及其规模。

  此外,还要明确需要增添的设备、配件等,及时申请。

  在此过程中,对各固定资产及其位置要有总体认识;对废旧、损坏的物品要登记去处,提前处理不要物品,不遗留任何问题。

  4 实施保护

  搬入新馆前对查找出来的问题,根据轻重缓急,逐一解决。

  主要是对纸质档案进行除尘、消毒;对“病档”进行登记,对不规范的档案进行重新整理或者有重点的抢救性保护措施(如复印原件备查,进行缩微、数字化等);对特种载体档案要进行除尘、清洁、干燥等。

  就原有网络设备而言,绘制出现有网络设备的列表和拓扑结构图及搬迁后的物理布置图、连接

  图、线缆号图;对所有关键数据(包括程序、数据库、各服务器的配置参数、操作系统等)进行备份;提早解决各个设备及其线缆、信号灯、液晶显示屏等存在的错误;对网络设备保洁处理等。

  五、准确无误地测定柜架位

  馆藏柜架位的测定是档案馆搬迁过程中重要步骤。

  由于新旧馆合承载量、库位布局、馆藏量均存在差异,故原有馆藏各类档案资源实体需要重新组合和布局,以便更好地利用。

  为此,必须进行柜架位测定,据此编制《旧馆、新馆档案存放对照表》、《新馆档案存放方案》,定位每节柜架。

  馆藏柜架位的测定主要包括测量计算在架存放各类档案资源实体的实际长度、存放各类档案资源实体的预留发展空间,要在新馆储存档案资源实体的各个独立空间里的档案柜架上事先标出编号。

  馆藏柜架位测定准确无误,可节省人力、物力、财力,降低损耗,加快搬迁速度。

  六、选择合适的搬迁方法

  一般搬迁方式:一是打捆、下架、装箱(装袋),然后装入大中型货运车运送至馆藏地,再开箱(袋)、解捆、上架、排序,这种方法比较适合新旧馆距离比较远的档案馆的搬迁;二是打捆、下架、装车运送至目的地,再解捆、上架、排序,此种方法则适合新旧馆距离较近的档案馆的搬迁;三是下架、装上推车(或其他搬运工具),由人组成传送带运送至上架架位,上架、排序,此种方法适用于同一楼层或跨楼层的搬迁。

  以上方法不足之处:首先,需要有较大的空间有序地排放已经下架的包和捆;其次,无法准确控制馆藏实体的排列架位及预留今后发展的架位空间;再次,一旦次序发生混乱,如一捆或几捆、一包或几包案卷出现错误,整个布局将随之发生混乱,需要重新排序;第四,整个搬迁过程无法进行有序控制,容易发生乱堆乱放的情况,为后续的工作带来困难和不便。

  所以,搬迁过程中应根据实际情况,灵活使用。

  七、制定详细的搬迁实施方案

  搬迁工作应在“人员安全、档案安全、保密安全”的总要求下,制定详细、合理、可行的搬迁实施方案,内容包括搬运日期、档案资源的种类和柜架的类型、数量、搬迁的起始地点、运输路线等。

  与此同时,需充分考虑影响搬迁进度的主要因素,估计搬迁工作中可能遇到的问题与难点,包括安保、搬运、通电、天气问题等,提出解决措施和应急方案,并成立相应工作小组,明确每一道工序,把搬迁工作细化到每个人。

  八、准备搬迁所需工具及用品

  主要是指搬迁过程中所使用的运输工具(如搬运车辆)及打包、搬迁用品(如记号笔、封口胶、纸箱、绳子、螺丝刀、锤子、钳子、裁纸刀、报纸、泡沫等)的准备,为搬迁工作提供物质保障。

  搬迁中的过程控制

  搬迁中的过程控制是档案馆搬迁的实质性阶段,包括档案资源及办公设备搬迁两大部分。

  要进行“预搬试验”,精确计算搬迁全程所需要时间。

  在验证此方法可行之后,进行人员调配、战前动员和说明搬迁注意事项,开始运作,以达到搬迁成本最小化。

  一、组织调配人员

  搬迁前期,领导小组要召开由全体工作人员参加的'搬迁动员大会,宣布搬迁思路、搬迁方案及各部门、搬迁工作小组和每个人的职责,充分调动积极性,全力以赴投入工作。

  在搬迁实践中,全员全程参与,领导小组统一组织和调配人员,责任落实到人。

  二、档案资源搬迁

  1 打捆

  档案馆在暂停对外服务,告知社会和民众闭馆情况的基础上,把馆藏案卷、资料逐一卸下,贴上印有库室号、柜架号、全宗号、起止号、盒数(或卷数)、装箱人等标识的标签。

  标签应不小于捆扎包的三分之二,尽量使用毛笔书写,用塑料绳捆扎结实并用胶带封好。

  同时要把每捆(包、袋)的数据记入“账册”,以便迁入新馆时把同类的捆(包、袋)放到相应架位旁。

  打捆质量好,编号质量高,才能保证档案资源搬运的有序进行。

  2 搬运

  搬运主要包括档案资源出库、装车、运输、卸车、入库5个环节,可以请武警或专业的搬家公司协助完成。

  负责档案资源出库登记的工作人员要认真记录档案资源出库情况,记录出库的是何类档案,其捆(包、袋)号是多少,以及该车共装了多少捆(包、袋)案卷。

  装车时,要注意按馆藏区域顺序装车,保持装车过程有条不紊。

  运输时档案馆要配备专门的押车人员,人要在场并跟车押运,防止车上的档案资源在运输过程中掉落下来。

  卸车时严禁“扔包”,防止“散包”、“掉包”,出现问题及时解决;要明确所运载档案资源的入库位置,并清点捆(包、袋)数,与装车时所登记的捆(包、袋)数进行核对,确保准确无误,然后组织人员把各类档案资源直接搬运到所对应柜架附近。

  3 上架

  把每捆(包、袋)档案直接“对号入座”,及时上架,不遗留一捆(包、袋),保质保量完成上架任务,避免库内大倒架及转库现象发生。

  三、固定资产搬迁

  档案柜架、阅览桌椅、仪器设备、办公家具等固定资产搬迁的组织过程主要体现在拆卸、装箱、搬运、安装等环节上,同样需要做好科学、周密、细致的设计。

  1 进行拆卸、整理和保护性包装

  各部门对自己管理和使用的、需要拆装的办公设备和家具进行拆卸、整理和保护性包装(如对电脑主机、显示器和及其他易掉易损部件拆卸,用专用缠绕薄膜进行分类缠绕,确保成为各个独立的整体,便于搬运),员工要将自己的私人物品装箱、封口。

  2 统一编号、粘贴标示

  参照平面图对新址的工作站点在显著位置贴上统一名称、编号(此编号一旦确认,有关部门旧址所有的办公设备和家具统一使用该编号,以便搬运人员能迅速找到搬运过来设备和家具的具体位置,并且摆放在确定位置上,为接下来整理办公设备提供最便利准备),贵重、易碎物品应特别注明。

  3 对设备进行分类登记

  据此制作《旧馆、新馆办公设备摆放对照表》。

  4 根据搬迁前登记册或《旧馆、新馆办公设备摆放对照表》实施搬运

  这部分工作可以请武警或专业的搬家公司来协助完成。

  对照事先绘制出的新馆各功能区域室内布局平面效果图,在给定的区间内对号摆放档案柜架、阅览桌椅、办公家具、仪器设备等,尽量做到一步到位。

  若继续使用原有档案柜架等设备,在不影响旧馆馆藏档案安全的前提下,须在档案资源搬运之前完成拆卸迁移并安装到位。

  搬迁完毕后,所有物品出旧馆和进新馆均需要相关负责人签收确认;各区间搬迁工作小组在其负责人带领下检查原办公室设施是否完好、是否有应搬而未搬的物品、淘汰柜桌是否清空等,关好门窗、水电,打扫好原办公室卫生,将原办公室钥匙交至行政工作部门。

  搬迁后的整理收尾

  主要包括上架档案资源的整理及自动化系统的安装和调试等。

  1 档案资源的整架和细排架

  在时间短、节奏紧及劳动强度大的状况下进行档案资源的搬迁,难免会出现一些问题,诸如:档案“乱架”。

  为此,在所有档案资源上架后,档案馆需专门成立档案上架检查小组,按照搬迁前登记的明细逐一检查核对,对排列有误的及时抽出使其归位,并请相关负责人签收确认。

  同时,要针对新馆档案的排架情况着手调整每类档案的架标,以方便查找。

  2 自动化系统的安装和调试

  设备到位后,安装调试小组成员要及时安装、检测并调试网络设备是否正常运行,为开馆做好充分准备。

  主要是服务器、电脑等设备的安装和测试网络是否通畅。

  根据先总机房、利用者服务部门后其他部门的原则,安装并调试档案馆的服务器、工作用机、利用者检索用机以及电子阅览室的电脑设备等。

  3 为新馆绘制平面导航图

  导航图可以让初到档案馆的利用者、来访者能够清楚了解新馆各房间的功能,各职能部门所在位置,尽快熟悉方位。

档案室建设标准

一、各档案库的建筑及技术参数

1、各馆室的最小面积应能容纳目前各资料存放,还必须考虑一定的发展空间。

2、密集架每组分为六层搁板,每层搁板承重为80公斤,柜体自重为80公斤。

二、档案室的采光、通风要求

1、采光度(自然光和人造光)两种,在正常的情况下,我们应该采用自然光照射,但在条件不允许的情况下,我们应和人造光来照明。

三、档案室温湿度要求

1、档案库不宜采用以水、汽为热媒的采暖系统。确需采用时,应采取有效措施,严防漏水、漏气,且采暖系统不应有过热现象。

四、档案室洁净度要求

1、地面、墙面、顶棚面采用不起尘的材料。

2、开向室外的门窗宜设置纱门,纱窗,外窗应具有较好的防尘功能。

六、档案室电源要求

1、如果电压稳定性不能满足要求,应采用调压或稳压设备满足电压波动范围要求。

2、计算机机房或数据机房要求交流电不间断或无瞬变的通信负荷,应采用UPS供电系统或逆变器供电系统。

档案室分类

普通档案室

普通档案室通常也称机关档案室、文书档案室,它主要负责管理机关的党、政、工、团文书档案。这种档案在全国数量最多、设置最为普遍。党政机关、团体、学校等单位的档案室都属于这一类。

科技档案室

科技档案室是指保管科技档案(一般也管理科技资料)的专门档案机构。在工厂、设计院、科学技术研究院等单位一般都设有科技档案室。

音像档案室

专门管理影片、录音带、录像带、唱片、照片等特殊载体的档案室。

在电影制片厂、电视制作中心、新闻摄影部门、图片社、唱片公司、广播电台等部门,一般都设有管理某些或某一种类音像档案的档案室。

人事档案室

机关人事部门设立的专门管理职工的履历自传、考核、奖惩、任免、职称、学位、工资、级别、离休、退休、退职等个人材料的档案室。

由于人事档案自身的特殊性,一般与其他各类档案分开管理。

综合档案室

指企业事业单位建立的综合性档案保管机构,统管本单位形成的各种类型的档案。

综合档案室是企事业单位档案机构设置的一个发展趋势,它有利于加强本单位档案工作的统一管理,便于综合开发和利用档案信息资源,也符合机构精简原则。

档案信息中心

一些大型企业、事业单位建立的统一管理档案、图书、情报、资料的机构,实行信息资源一体化管理,为本单位综合利用信息服务。

来源::档案室

以上就是小编对于问题和相关问题的解答了,希望对你有用

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